2017年4月

季度商业论坛

下一届工商论坛将在 2017年5月10日星期三上午10点.m. – 12 p.m. 在贝克大学中心. 会议将通过Adobe 连接进行直播，并可在此处访问: 五月商业论坛广播. 请在日历上做记号.

问题? 联系财务和行政变更管理和沟通 finadmin@俄亥俄州.edu.

签名机构更新

根据2011-3245号决议，该校董事会于2011年11月11日通过了该决议. 18, 2011, 总统被授权签署, 代表大学, 大学承担或履行法律义务的所有合同和其他文件. 在修订和重述的指令日期为2月11日. 15, 2017, 主席委托负责财务和行政的副主席(VPFA), 作为总统的共同签署人, 有权签署大学支付或接收金钱或其他对价的所有协议，以及涉及支付或接收金额超过1美元的所有合同,000,000英镑，以前没有被批准作为大学预算的一部分. 更新后的 VPFA签署机构分组代表团[PDF] 都可以在网上找到.

开放注册

俄亥俄州的年度福利开放登记期从4月10日开始，5月5日结束.

开放登记期为员工提供了参加福利的机会, 或者改变他们目前的福利. 福利选择包括医疗, 愿景, 牙科, 短期残疾保险和灵活支出账户. 开放注册也是newbb电子员工可以选择退出停车计划的时间.

在公开注册期间进行的选举于2017年7月1日生效.

3月29日公布了2017-18年度的医疗保险和其他福利变化，可以在人力资源部门找到 网站.

注册将通过以下方式在线提供 我的个人信息(MPI):自助服务福利. 福利办公室还将在公开招生期间进行详细的公开招生介绍.

灵活的夏季工作时间指引

进一步支持newbb电子平台工作人员的工作/生活平衡, 在夏季学期，许多院系能够为员工提供灵活的选择. 提醒各部门，应在指导下实施灵活的方案 政策# 40.053:弹性工作时间和弹性工作地点安排 和 政策# 40.063:灵活的工作时间表，灵活的工作时间和灵活的管理场所.

截止日期已公布

的 2017财年年终结算日历 已发布，可在 金融网站.

问题? 联系变革管理和沟通办公室，地址是 finadmin@俄亥俄州.edu . 

财经网站改版

财经网站正在进行重新设计，新网站将在2017财年结束前向用户开放. 重新设计网站的过程是高度协作的，并以用户反馈为基础. 2月份的一项用户调查提供了用户与《newbb电子平台》网站互动方式的反馈. 通过调查指导的焦点小组和一对一访谈收集的反馈意见贯穿整个三月，与校园内大多数规划单位的代表进行了访谈. 收到的反馈形成了新的网站设计和导航, 哪个是基于功能的, 而不是财务部门. 现在设计已经完成了, 项目团队正在努力建设这个网站，希望在5月份测试和培训编辑，并计划在6月份上线. 感谢所有分享有价值的反馈，以帮助影响更用户友好的设计的人.

问题? 联系财务和行政变更管理 & 沟通在 finadmin@俄亥俄州.edu.

合同扩展

随着财政年度临近, 请查看您的主要合同的结束日期和任何可用的延期行使. 5月1日 2017年6月30日结束的合同申请延期的截止日期是什么时候. 如果没有可用的扩展，工作可能需要投标. 

问题? 联系金融客户服务部 financecustomercare@俄亥俄州.edu or 740-597-6446.

新rfp

5月1日是为新财政年度开始的服务向采购部门申请RFP的截止日期吗. 如果你有购买车辆或大型设备的预算, 您的RFP请求必须在5月1日前提交. 请注意，货物必须在2017年6月30日之前收到，才能使用2017财年的资金. 请参阅 RFP客户指南 如果你正在考虑一个新的RFP. 

问题? 联系金融客户服务部 financecustomercare@俄亥俄州.edu or 740-597-6446.

零用现金 & 改变基金管理

内部审计进行现金计数和讨论整个校园的账户处理，以确保资金完好无损，按预期使用，并确定加强控制的方法. 以下信息旨在帮助指导和提醒规划单位正确处理这些资金.

每个帐户必须分配以下内容:

1. 托管人:定期管理和维护基金的雇员. 托管人负责基金的日常管理，并确保及时准备存款或补充资金. 鼓励指定一名后备保管人在保管人不在时履行这些职责.
2. 受托人:被授权批准部门账户支出的部门主管或预算人员. 该个人负责妥善处理这些资金，并应定期进行未通知的现金盘点.

这些人必须被分配并报告给一般会计和财务报告(GAFR) 零用现金/零用基金表格[XLSX]. 任何更改都应立即在新表格上报告. 只有这些指定的个人才能不受控制地使用这些资金.

处理及贮存

1. 资金应存放在保险柜或以安全的方式锁好. 组合或关键位置应每年或每当有资金访问权的人离开规划股时更换.
2. 找零资金应该每周至少平衡一次，按使用天数计算. 零用现金必须至少每月结余一次. 保存这些对账记录，以便审计人员查阅.

如需进一步指引，请参阅以下连结:

• 零用现金及零用基金政策 
• 存款政策
• 现金处理指引

问题? 联系一般会计和财务报告在 finance@俄亥俄州.edu or 740-597-3133.

采购卡(PCard)补发提醒

本月，大多数大学PCard持有人将收到新的购买卡. 这一过渡将于4月底完成. 

您可能还记得，我们确实在2016年5月进行了一次换卡. 这次重新发行是为了将我们的p卡从磁条技术改为更新的芯片技术. 这次重新发行是由于俄亥俄州的商业卡提供商J.P. 摩根，把我们的信用卡项目转移到新的交易处理系统. 虽然这将改善我们的卡计划的服务和提高卡的安全性, 不幸的是，这将需要我们重新发行pcard. 

以下是你在过渡到新卡时需要知道的事情:

我什么时候能拿到新卡?

• 所有持卡人都将获得一张新的摩根大通商业卡，以取代他们现有的卡.
• 卡片将根据 您当前pcard的有效期 如下:
   

卡有效日期	补发卡日期	取卡说明
10/2017	2017年5月- 9月	采购卡办公室会联络持卡人安排领取PCard
05/2018-12/2019	2017年4月	见下面的分布图
01/2020 or 02/2020	2017年5月- 9月	采购卡办公室会联络持卡人安排领取PCard

我的新卡什么时候可以领取?

• 4月发行的新卡将于4月17日开始领取.
• 有效期为2017年10月的卡片, 01/2020, 和02/2020将于5月至9月期间重新发布. 购卡办公室会直接与持卡人联络，安排领取新卡的时间和地点.
• 这些补发卡的日期是由J.P. 摩根.
• 如果您的个人卡有任何特殊情况，采购卡办公室将直接与您联系，安排取卡的时间和地点.

我在哪里领取新卡?

财务部门与规划单位的首席财务官合作，确定最有效的分发新p卡的方式. 新的pcard将于上午8点开始领取.m. 4月17日星期一 在以下地点.

我的新卡上哪些信息发生了变化/哪些信息保持不变?

• 您的帐号将保持不变. 如果您设置了PIN，该数字也将保持不变.
• 到期日-您的卡的到期日将延长一年.g., 如果您的当前卡于2018年11月到期，则新卡的有效期为2019年11月).
• 客户验证值(CVV) - CVV号码(卡背面的三位数代码)将是新的.

我需要激活我的新卡吗?

• 你的旧PCard将不再是活跃的，当你拿起你的新PCard. 持卡人需要拨打卡上所列的号码来激活新卡. 有关更多信息，请参考您收到的新卡文件. 

问题? 联系金融客户服务部 financecustomercare@俄亥俄州.edu or 740-593-6446.

成立负担能力及效率采购工作小组

如去年秋天所述, 俄亥俄州负担能力和效率特别工作组已指示newbb电子平台遵守各种要求和指示，以保持高质量的教育，同时降低机构成本. 校园里正在进行一些支持这些要求的举措. 

和国家一起, newbb电子平台与校际理事会采购组(IUC-PG)合作, 俄亥俄州高等教育机构采购官员的长期联盟. 该组的目标是实现标准化的合同需求, 标准操作方法, 并以最优数量折扣购买. 制定供IUC-PG成员使用的价格协议一直是IUC-PG的职责. newbb电子平台将利用这些价格协议, 以及其他联盟创建的协议和我们自己通过RFP授予的协议，以创建大学员工必须使用的首选供应商列表. 

来自大学各地的代表被招募参加负担能力和效率(AE)工作组，为该机构创建首选供应商名单的推出计划. AE工作组正在使用一种常识性的方法来执行这些州发布的任务.

遵守工作队的任务规定, AE工作组将商品(也称为商品和服务)划分为以下时间表，从5月1日开始进行审查:

• 0 - 3个月 -办公用品、电脑用品、清洁用品及服务
• 6 - 12个月 ——旅行, 印刷及复印机耗材及服务, 网络用品和服务, 平面设计, 以及摄像服务
• 12 - 18个月 -专业研究用品, 设施管理, 安全用品, 以及国际采购 

而机构必须使用首选供应商作为授权的一部分, AE工作组认识到，有时豁免是必要的. 对不能通过优先渠道购买的特殊物品，正在办理免税手续. AE工作组将在其工作进展过程中分享有关政策和流程的更多细节.

以下是在此计划中合作的AE工作组成员列表:

名字	规划单元
希瑟·克鲁格曼，联席主席	教务长、沟通
Laura Nowicki，联合主席	采购及合约
4月里奇	文理学院
贝基MacCombs	罗斯工程技术学院
格温·斯科特	辅机
迈克·芬尼	沃伊诺维奇领导与公共事务学院
雪莱飞边	传统骨科医学院
史蒂夫·伍德	设施管理及安全
蒂姆Knavel	体育运动

问题? 联系上面列出的工作组成员之一.

2018财年预算日历和时间表

2018财年的最终预算决定将根据春季财务审查会议的结果做出. 预算表的最终提交日期不迟于2017年4月18日.

请参考 预算计划与分析网站 查看更新后的2018财年预算时间表.

问题? 联系你的预算计划 & 分析联系方式或电子邮件 budgetplanning@俄亥俄州.edu.

财务系统改进:COA结构和细分重点

金融系统增强(FSE)项目是计划于2017年11月推出的一系列举措的组合，其中包括重新设计账户表(COA)。, 一个新的财务审批工具和新的Oracle赠款会计模块, 并由Oracle Business Intelligence增强的报告功能提供支持.

3月, 随着总账(GL)的第一个完全转换实例的完成，FSE项目团队达到了一个重要的里程碑. 这使得项目团队能够开始测试并与新的COA结构中的真实数据进行交互. 除了转换GL数据之外, 项目团队还为测试目的建立了赞助奖励(赠款)数据的子集. 有了转换, COA合作伙伴小组将开始了解如何将数据映射到总账和Oracle赠款会计模块中. COA伙伴小组于3月下旬举行会议，就审查转换数据的最佳方式分享反馈意见，并将继续就如何最好地协助规划单位审查其数据提供指导. 规划单位将有机会在4月份审查初步制图数据并提供反馈.

增强的HR/Payroll 奥比仪表板正在开发中，计划于2017年春季推出. 员工信息，缺勤管理，预约信息 & 成本核算, 工资预测, 以及其他几个仪表盘页面正在接受由校园代表组成的试点小组的审查. 在发布其他财务系统增强功能之前发布HR/Payroll仪表板将允许用户更熟悉奥比中的仪表板, 等到财务和拨款仪表板在11月与更新的COA和Oracle拨款会计模块一起发布时，才会更多地利用它们. 每个仪表板将有多个页面用于各种查询和报告，并将取代当前的FMS报告.

FSE变更网络于3月举行会议，审查了培训时间表草案，并提供了宝贵的反馈，以帮助满足各种培训需求，并帮助确定所有受影响用户最可行的培训窗口. 培训时间表将于春末公布.

以后的每个月, 金融系统增强的另一个特点将被强调，以帮助准备即将到来的变化.

FSE亮点:COA结构、段和实体段

会计结构图: COA结构确定您将如何计算事务. 将有两个结构:一个用于总帐，一个用于“奖助金”。, 其中包括内部奖项, 资本项目, 及赞助项目.

部分: 段是帐户字符串的组成部分. 每个段都有一个名称和定义的长度. 自然帐户在当前结构中是六位数. 新的COA结构将由六个部分组成, 每个都有一个定义的段长度和一组可能的值.

实体段

实体部分确定交易如何汇总以用于财务报告. 它代表了需要单独资产负债表/外部报告(法律实体)的大学主要组成部分, 辅助操作, 等.)，如newbb电子平台或俄亥俄州立大学基金会. 实体段值在所有规划单元中是相同的.

实体段示例

段值	相关的实体
10	newbb电子平台
14	世纪债券
21	餐饮服务
50	基础一般
80	大学代理基金

问题? 参观 我看网站 的信息, 直接联系你的计划部门的变更网络成员，分享反馈或提出问题, 或与FSE项目团队联系 coa@俄亥俄州.edu.