FSE亮点:在第三方系统中使用新的账户列表字符串

Each month, 我们将重点介绍金融系统增强的一个功能，以帮助为即将到来的变化做好准备.

Chart of Accounts

如果您一直在关注财务系统增强项目, 您已经知道，在11月，会计科目表将有两个不同的帐户字符串. 会计活动将通过总帐(GL)或补助金会计(Grants)系统进行跟踪. Grants is a sub-ledger to the GL, 这意味着详细的会计信息是通过grant跟踪并汇总到总账上的. 有关帐户字符串的更多信息，请参阅 Segment Structure & Order page on the COA website. 此网页提供有关每个结构及其使用的段的详细信息.

General Ledger COA Segments

GL中的前五个部分被认为是账户字符串的“成本中心”部分.

Grants

新的补助金帐户结构将由四个部分组成, 每个都定义了段长度和一组可能的值:

赠款字符串中的前三个部分通常被称为PTA(项目-任务-奖励)，相当于GL成本中心. 支出类型等同于GL字符串中的目标代码. To eliminate confusion, 我们总是把这个字段称为目标代码(相当于当前会计科目表中的自然科目段)。.

Third party systems

该大学使用Oracle企业业务套件(EBS)作为其主要的会计财务系统, procurement and HR/Payroll. 此外还利用了Oraclenewbb电子模块, the University utilizes some applications from other software providers to supplement our “e-Biz” platform; these systems, 被称为第三方系统，包括BobcatBUY, Concur, and WorkForce.

Within the Oracle modules, 所有屏幕都有一个共同的用户界面，并以类似的方式处理会计字符串. 我们的第三方系统由不同的供应商提供(Oracle除外)。, 因此，每个用户界面都略有不同，大学标准化会计字符串处理的能力仅限于供应商提供的功能. Each system does accommodate the two accounting strings the University is using; however, the screens do have minor differences. 下面是一些例子，说明这些第三方系统将如何在11月更新的会计科目表后发挥作用. 将按照培训课程的大纲提供全面的培训 COA website.

BobcatBuy (BCB)

BobcatBUY用于处理申请/采购订单和付款请求.

In BobcatBUY, when entering a cost center, 系统首先提示您选择帐户类型——总帐或补助金帐户.

If you select Grants, 然后在第二个字段中选择PTA值, 系统将填充屏幕中的其余字段.

如果您选择总账作为帐户类型, 然后选择实体源组织组合, which populates the Entity, Source, and Organization fields. 然后，您可以选择适当的Activity和Function代码.

您仍然可以在申请单上分割会计，甚至在总账和补助金成本中心之间.

在“目标代码”选项卡上选择目标代码.

With the new COA, approvals in BobcatBUY will be based on Organization.

Concur

Concur用于安排旅行, submitting expense reports, 核实购卡交易.

When preparing a report, you need to select a Policy, 哪个填充字段1并定义条目的成本中心字段.

For Grants, as you select each value, 根据您的选择，每个后续字段的值列表会缩小. Once you select a Project, “任务”仅在“项目”上显示有效的任务, 任务组织是任务上的组织, 和Award仅列出资助您所选择的项目/任务的奖项.

对于总账成本中心，您可以单独选择每个部分的值. 您还记得，下拉列表还将显示您过去使用过的成本中心字符串. 如果您选择一个，它将填充成本中心的其他部分.

如果要对一个新字符串收费，可以指定需要收费的段值.

有了新的COA, Concur中的批准将基于组织.

WorkForce

WorkForce用于跟踪按小时支付工资的员工的时间和出勤情况.

当员工输入他们的时间时，可以为他们的时间指定单独的会计字符串. 如果要将时间计入GL字符串, 您可以填充实体-源-组织-活动-功能-对象字段(绿色框). To charge time to a Grants string, 员工可以填写对象-项目/任务/奖励字段(红框).

Additional Resources

Visit the COA website for the COA Mapping Introduction [PDF] presentation and the COA Quick Reference Guide [Excel]. 新的会计科目表分段的详细定义见 New Segment Structure page of the COA website.