1. 范围和概述

   本政策旨在确保遵守《newbb电子》第149条.俄亥俄州修订法典第43条, 并方便公众查阅学校的公共记录.
   
   大学档案是根据大学档案保存时间表进行组织和维护的. 
   
   所有大学员工都有责任协助大学的公共记录流程，以确保及时生成公共记录. 任何收到公共记录请求的大学员工都必须立即通知公共记录合规协调员, 如果请求是书面的, 将请求转发给公共记录合规协调员. 

2. 定义 

   1. “记录”:任何格式的文件——纸张, 电子(包括大学电子邮件), 创建, 收到的, 或者是属于记录该组织的大学的管辖范围, 功能, 政策, 决定, 程序, 操作, 或者学校的其他活动. 电子记录包括电子邮件, 文本, 语音邮件, 社交媒体和其他形式的通信技术. 

       

   2. “公共记录”:大学在申请公共记录时保存的“记录”, 根据俄亥俄州或联邦法律适用的豁免披露. 公共记录不包括, 学生教育记录, 律师-当事人保密记录, 一个人的私人笔记, 保密的执法和调查记录, 知识产权记录, 捐赠者档案记录, 以及第149条第(A)(1)节所述的其他记录例外.修订后的法典第32条. 

3. 负责大学办公室和公共记录合规协调员 

   法律事务办公室是指定的大学办公室，负责接收和审查newbb电子平台公共记录和newbb电子平台基金会公共记录的所有请求. 法律事务办公室的一名员工将担任该校公共记录合规协调员, 谁的职责包括协调和跟踪学校的反应. 

4. 公共记录请求流程 

   索取公共记录的要求可以亲自、通过电话或以书面形式提出. 最方便的方法是通过电子邮件向公共记录合规协调员提交书面的公共记录请求 legalaffairs@俄亥俄州.edu. 
   
   也可以向大学传播和营销办公室提出要求，地址为 media@俄亥俄州.edu.

   以其他方式提出请求所需的资料, 包括电话和面谈, 可在大学的公共档案网页 http://www.OHIO.edu/legal. 

   1. 响应时间 

      大学努力, 根据俄亥俄州的法律, 及时提供公共记录供查阅和, 在合理的时间内, 向请求者提供所要求的公共记录的副本. “及时”和“合理”考虑到请求的广度和清晰度, 要求提供的纪录数目, 记录的位置, 存储记录的介质, 以及法律审查和修订的必要性. 在响应记录大量且生产将花费大量时间的情况下, 生产可以分阶段进行，直到响应完成. 

       

   2. 记录请求内容 

      公众纪录要求只可查阅现有纪录. 虽然没有特定的语言要求, 请求还必须足够具体，以便大学合理地确定所寻求的记录. 
      
      虽然没有义务，但我们鼓励申请人以书面形式提出公开记录请求. 请求者也不需要透露他们的身份或他们请求的目的, 不过，如果这些信息有助于识别正在寻找的记录，大学可能会要求这样做. 

   3. 否认和修改记录 

      索取资料的要求不被视为适当的公共纪录要求，可能会被拒绝. 如果没有回应性记录存在或不能合理识别，大学没有义务创建记录. 在某些情况下, 大学可能会, 由其自行决定, 当认为可行时，通过汇编和提供书面信息(创建记录)来回应. 

      大学也可以拒绝含糊不清或过于宽泛的请求，或者缺乏足够的清晰度，无法合理地识别正在寻求的公共记录. 在这种情况下，请求者将有机会修改请求. 提供请求的目的, 哪一个, 如上所述, 不是必需的, 可能有助于大学确定正在寻找的记录. 

      所有为回应公共记录请求而检索的记录都要经过法律审查. 如果学校拒绝, 编校, 或者以其他方式拒绝请求记录, 全部地或部分地, 将提供包括法律权威在内的解释. 任何修订都将对请求者可见. 如果请求者不同意或不满意大学的回应, 我们鼓励请求者与法律事务办公室联系. 

      如果法律要求或授权，允许在记录中编辑信息. 允许编校的例子包括, 社会安全号码, 学生教育记录, 知识产权记录, 捐赠者档案和保密的执法记录. 

5. 收取副本及邮寄费用 

   根据俄亥俄州法律, 大学可能会收取与制作副本和交付相关的实际费用. 大学员工处理申请的时间不收费. 以电子形式创建和保存记录的电子副本也不收费. 大学可能会要求学生提前支付费用. 

6. 人事档案 

   当要求公开雇员的人事档案时, 大学将会, 在切实可行的范围内, 通知员工，她或他的个人记录已经被要求，如果知道的话, 请求者的身份. 

7. 相关政策及其他资源 

   还应酌情参考下列资源:

   1. 政策 12.020.
   2. 政策 93.002.
   3. 公众可以访问俄亥俄州司法部长的网站，在出版物部分查看完整的手册俄亥俄州的阳光法案."

评论家

本政策的修订建议应由以下人员进行检讨:

1. 大学档案经理
2. 研究与创意活动副院长兼研究生院院长
3. 总人力资源主任
4. 大学注册
5. 学生事务副主席 
6. 通讯和市场营销执行董事 

表格、参考资料和历史

1. 形式

   没有特定于此策略的表单.

2. 参考文献

   下列事项与本政策有关:

   1. 政策 12.020《newbb电子平台》."
   2. 政策 31.001、“对外交流”."
   3. 政策 40.105“任命执行人员."
   4. 政策 93.002，“记录管理和存档”."
   5. 公众可以访问俄亥俄州总检察长的网站，并在出版物部分查看有关的完整手册 俄亥俄州的阳光法案.
   6. 俄亥俄州修订法典可在网上获得，包括 § 149.43.

3. 历史

   本政策草案已分发以供审查, 他们的封面备忘录, 他们的形式, 和审稿人对它们的评论可以在 有密码保护的评论网站.

   本政策的先前版本是在:

    

   1. 2016年8月8日(重新格式化)
   2. 2008年3月13日
   3. 1991年11月1日